Connexion de l'API V1 de Kobotoolbox avec Microsoft Excel¶
Contexte et mise en œuvre¶
On connaît tous la routine : se connecter à Kobo, exporter, nettoyer, puis importer dans Excel. C'est long, c'est pénible, et on finit toujours par travailler sur une version obsolète de la base.
L'astuce ici, c'est d'utiliser l'API V1 de Kobotoolbox pour créer un pont direct entre le serveur et Excel.
1. Récupérer l'URL API Connectez-vous à votre compte Kobo et allez ici : https://kc.kobotoolbox.org/api/v1/data.
Cliquez sur la flèche à côté de GET, sélectionnez JSON.
Une nouvelle page s'ouvre, dans celle-ci vous aurez l’ensemble des formulaires que vous avez déployé.
À ce niveau, moi j'ai trois formulaires déployés dont l’ID est propre à chacun. En plus, il y a la description et le titre de chacun de ces formulaires, mais aussi l’URL menant à chacun des formulaires.
https://kc.kobotoolbox.org/api/v1/data/1964678?format=json
Astuce de navigation
Ne lisez pas tout le code manuellement. Utilisez Ctrl+F (ou Cmd+F sur Mac) dans votre navigateur et tapez le nom de votre formulaire pour isoler immédiatement son bloc de données.
2. Configuration dans Excel
- Ouvrez Excel, allez dans Données > À partir du Web.
- Collez l'URL.
Le détail important
Il faut impérativement remplacer le ?format=json à la fin de l'URL par .xlsx. Si vous oubliez, Excel va chercher à lire du code JSON au lieu d'un tableau structuré, et ça ne fonctionnera pas.
Excel vous montre un aperçu. Sélectionnez la feuille, cliquez sur Charger.
Chargement réussi
Si vous voyez vos données apparaître dans la feuille Excel, le pont est établi.
3. Optimisation et gestion des accès
- Nettoyage : Utilisez Power Query (Données > Requêtes et connexions) pour virer les colonnes inutiles et typer vos dates/coordonnées.
- Actualisation : Dans les "Propriétés de la requête", cochez "Actualiser lors de l'ouverture".
- Erreurs de connexion : Si ça bloque, vérifiez les partages sur Kobo.
Le piège classique
Si Excel rejette la connexion, c'est presque toujours parce que le projet est en accès "Privé". Allez dans Paramètres > Partage sur Kobo et vérifiez que : - "N'importe qui peut afficher ce formulaire" est coché. - "N'importe qui peut afficher les soumissions" est coché.
Résultats¶
Vos données sont liées au serveur Kobo. Plus besoin d'exporter à la main : retournez dans l'onglet Données d'Excel, cliquez sur Actualiser tout, et votre rapport se met à jour.
Pour aller plus loin¶
- Documentation officielle de l'API Kobotoolbox
- Si les données sont confidentielles, laissez le projet privé et configurez une "Basic Auth" dans Excel avec vos identifiants Kobo au lieu d'ouvrir le partage public.